[Spanish] CSC para apoyar el crecimiento de una organización

Juan Carlos Valderrama, Gerente de Innovaciôn y Proyectos de Mabe, habla acerca del desarrollo de un CSC para apoyar el crecimiento de la organizaciôn. Para mâs detalles – www.sharedservicesmexico.com

IQPC Brasil - ¿Cômo el desarrollo de un CSC puede apoyar el crecimiento de la organizaciôn?

Carlos Valderrama - Cuando una organizaciôn ha tomado la decisiôn de implementar y operar un Centro de Servicios Compartidos (CSC) en realidad lo que estâ haciendo es ENFOCAR de mejor forma los esfuerzos de las diferentes âreas para que estas generen un MAYOR valor.

Partamos de una organizaciôn que tiene diferentes unidades de negocio a nivel nacional, estas unidades producen y comercializan productos de manera eficiente y no cuenta con un CSC.

Por cuestiones de simplificar este ejemplo, cada unidad de negocio produce artîculos similares, cuenta con una estructura de compradores y personal administrativo que adquieren los insumos, generan el soporte fîsico - contable y realizan el pago.

Las compras de los insumos de todas las unidades del grupo ascienden a USD 800 millones al mes y representan el 47% del estado de resultados.

Esta organizaciôn decide implementar un CSC diseòando en un solo proceso de compras que vaya desde la negociaciôn, el registro contable y la ejecuciôn del pago.

Para este diseòo reûne a los mejores compradores y participantes del proceso, los cuales utilizan la metodologîa Six Sigma para eliminar aquellas actividades que no generan valor, establecer indicadores que permitan mejorar permanente el proceso y efectuar los pagos sin errores y de acuerdo a las condiciones pactadas.

Tambiên aprovechan para reforzar los controles que prevengan posibles fraudes utilizando Sarbenes Oxley.

Dentro de los beneficios inmediatos obtenidos por el CSC fue un10% de descuento en las compras de los insumos mâs importantes el primer aòo por negociar montos que integran el volumen total de todas la plantas; asî como la implementaciôn de un esquema de factoraje que mejorô significativamente el flujo de efectivo.

Adicionalmente, la nueva adquisiciôn que la organizaciôn hizo en el extranjero tambiên recibirâ los servicios del CSC.

Este es un ejemplo simple pero de mucho fondo que nos ayuda a entender como un CSC forma parte del crecimiento de la organizaciôn.

IQPC Brasil - ¿Cômo aprovechar las oportunidades garantizadas por el CSC?

Carlos Valderrama - Creo, al igual que muchas personas, que el principal objetivo en nuestras organizaciones es satisfacer simultâneamente las necesidades de los accionistas, empleados, clientes y sociedad.

En estos dîas el satisfacer estas necesidades ante un escenario global cada vez mâs competitivo y complejo demanda de las organizaciones ejecutar estrategias râpidas y eficaces.

La implementaciôn de un CSC brinda la gran oportunidad de operar un modelo donde las âreas "core" podrân dedicarse a lo que realmente genera valor para el negocio; y colocar los procesos transaccionales en manos de equipos de trabajo cuya principal responsabilidad serâ garantizar servicios y productos con excelente calidad, a un costo competitivo y con "valor de servicio".

En aquellas organizaciones que ya cuentan con un CSC es importante tener mecanismos que permitan detectar las oportunidades para luego implementar acciones que lleven a obtener los beneficios para la organizaciôn:

• Se debe estar muy cerca de los clientes entendiendo sus necesidades (oportunidades) para luego transformar esas necesidades en nuevos productos y servicios.
• Es importante tener indicadores simples, en lînea y de uso diario en cada uno de nuestros procesos que proporcionen informaciôn clara para la detecciôn de oportunidades y sirvan de base en la mediciôn de los beneficios obtenidos.
• Cada persona que trabaja en el CSC es fuente de conocimiento y sabe donde estân las oportunidades. Es necesario establecer mecanismos para que puedan expresar sus ideas e implementarlas. Es importante genera un esquema de incentivos.
• Conociendo e implementado los ûltimos productos tecnolôgicos que hay en el mercado que puedan ayudar a hacer mâs fâcil y râpido nuestro trabajo.

IQPC Brasil - ¿Cuâles son los principales retos del proceso?

Carlos Valderrama - Sin duda hay varios retos pero considero como el reto mâs importante el que los altos directivos entendîan los beneficios e implicaciones de operar un CSC y como êste transformarâ la organizaciôn del negocio; ya que ellos son quienes deberân posicionar esta estrategia en toda la organizaciôn como una estrategia de alta prioridad.

La implementaciôn y operaciôn de un CSC tienen que ver con la re - definiciôn de procesos de negocio, gente y soporte tecnolôgico. En todas las organizaciones hay "castillos de poder" que impiden una implementaciôn efectiva y râpida. El patrocino activo de la alta direcciôn es la fôrmula mâs poderosa ante esta problemâtica.

IQPC Brasil - ¿Cuâles son los beneficios que el CSC ha traîdo para la organizaciôn?

Carlos Valderrama - Los principales beneficios que el CSC ha traîdo para la organizaciôn son:

• Reducciôn de costos.
• Estandarizaciôn e integraciôn de procesos.
• Prevenciôn de riesgos a travês de la implementaciôn de controles.
• Incremento en la satisfacciôn de nuestros clientes.
• Incremento en el uso de la tecnologîa.